DOGMA. Plataforma estratégica para a digitalização completa da organização

Ponto de encontro geral

Os ficheiros, contratos ou atas, faturas ou notas de entrega, podem ser digitalizados e acessíveis em sistemas informáticos, mas chegar até eles, como contentores definitivos da informação real, pode ser enfadonho e inoperante. Se a única forma de os alcançar é através da aplicação de gestão que a eles se refere, uma vez que os campos que caracterizam o evento procurado são normalmente limitados no que diz respeito à amplitude da informação contida nos documentos.

Proporcionar um único ponto para encontrar qualquer caso, e localizá-lo por critérios de busca flexíveis, é uma exigência persistente da organização e uma pressão constante sobre os sistemas de gestão.

Integrar o processo e os seus documentos

Os metadados tiveram de ser enriquecidos no fluxo do processo, acrescentando todo o conhecimento que normalmente é deixado de fora dos sistemas de gestão.

A capacidade e automatização das entradas, tornam-se um ponto chave, cujo acesso deve ser dinâmico e ativável em qualquer altura do processo.

Todas as capacidades de documentos, também para vídeo e áudio

Os documentos multimédia devem poder ser tratados da mesma forma que os documentos baseados em texto.

Não apenas no sector dos media. A atual facilidade na geração de conteúdos multimédia, aumenta a casuística dos ficheiros em que estes formatos podem ser incorporados.

Interação com os grupos de utilizadores envolvidos

Na maioria dos processos administrativos, os utilizadores dos sistemas de gestão representam uma parte mínima do número total de utilizadores afetados ou envolvidos nos processos.

Por razões de licenciamento, posição, facilidade de acesso, etc., a utilização de sistemas de gestão não abrange um grande número de utilizadores que devem poder consultar o conteúdo.

Era necessário que com as devidas medidas de segurança, controlo, auditabilidade e limitações particulares ou já descritas nos sistemas de gestão de utilizadores (LDAP, Active Directory), o grupo de utilizadores reais, pudesse ter acesso a pesquisas e análises.

Partimos de uma base sólida

Tínhamos um sistema robusto de gestão documental, que

e permitiu que nos concentrássemos em fornecer as capacidades de valor acrescentado:

Centrada na digitalização eficaz

Ter uma imagem digital do documento não é suficiente. A capacidade de aceder à informação provém de uma indexação correta dos metadados.

A imagem do documento, cujos metadados incorporam o conteúdo do documento, e no seu caso com os valores de referência à aplicação de gestão, permite pesquisas e análises, que ultrapassam os limites do ERP, CRM e outros sistemas e desenvolvimentos próprios com os quais o Dogma está integrado.

Automatização do consumo

Tanto na implementação da plataforma como no seu ciclo de vida, é essencial ter processos automatizados de ingestão, abrangendo digitalização, OCR, construção de metadados e indexação.

Orientação total do processo

O Dogma acompanha o processo ao longo do seu ciclo de vida, independentemente de ser executado com a assistência de aplicações de terceiros ou diretamente pelos utilizadores.

As capacidades de integração e a coexistência destas com a possibilidade de acesso direto pelos utilizadores, são fundamentais para a satisfação dos objetivos e desafios.

Para os utilizadores, é um ponto único a encontrar independentemente da aplicação com que o assunto está a ser gerido.

Integrações com SAP

O grau de penetração da SAP no mercado levou-nos a concentrar nesta integração, obtendo conclusões válidas que generalizámos tanto nas APIs de integração como noutras capacidades.

Cada documento gerado pelo SAP (faturas, notas de entrega, encomendas, etc.) é indexado e descrito pelos seus metadados, proporcionando um canal de acesso e consulta simples e direto, que pode ser integrado nos processos de publicação.

Outras integrações

Servidores/entidades de certificação ou sistemas centralizados de gestão de utilizadores sobre os quais baseamos a nossa capacidade de sinal único, completar outras integrações integradas para dar cobertura total aos processos.

API de integração

Os recursos e serviços oferecidos pelo Dogma são acessíveis ao consumo direto dos utilizadores e outros sistemas. Para além das integrações mais genéricas ou standard incorporadas, ou outras em que o foco tenha sido colocado devido à sua natureza estratégica, Dogma tem uma API de integração que abre toda a sua capacidade a aplicações de terceiros.

Documentos multimédia (vídeo e áudio)

A experiência adquirida com a nossa plataforma Dogma no sector dos media, deu-nos a possibilidade de satisfazer este aspeto com um nível adicional de especialização.

Segurança

Garantir o acesso apenas àquela informação a que cada utilizador está autorizado, ou mesmo àquela parte do documento ou informação, constitui um dos valores essenciais para se poder construir sobre Dogma a infraestrutura central de informação.

Rastreabilidade certificada

Muitos cenários exigem a necessidade de marcar o conteúdo descarregado, certificando a identidade ou o tempo. Desde a faturação eletrónica à gestão da confidencialidade, são áreas que beneficiam destas capacidades.

Ambiente colaborativo e capacidade de análise

A capacidade de colaborar e comunicar entre os utilizadores da plataforma, ou de obter análises estatísticas ou exportações orientadas para outras abordagens analíticas, completam os principais aspetos sobre os quais temos apoiado os nossos resultados.