Adiós Alfresco, Gonvarri da la bienvenida a Office 365

DIGITAL WORKPLACE
GESTIÓN DOCUMENTAL
EXPERIENCIA DE EMPLEADO
HERRAMIENTAS COLABORATIVAS
TRABAJO EN GRUPO
ESTRATEGIA DIGITAL
ALFRESCO
ELGG
MICROSOFT 365
SHAREPOINT ONLINE
AZURE

Migración del gestor documental Alfresco a SharePoint Online.

Migraciones

+900 grupos de Alfresco, +1500 unidades personales y +13.000 nóminas migradas

Herramientas

Personalización y uso intensivo de SharePoint Online

Integración

Integración de Office 365 con la intranet en ELGG. Desarrollos y personalizaciones en .NET CORE y desplegados en Azure

El crecimiento del volumen de información y el número de usuarios que utilizan el gestor documental produce lentitud y degradación en el servicio, llegándose a producir cortes en la actividad documental de los departamentos.

Tenemos a nuestra disposición un conjunto de herramientas dentro de la suite Microsoft 365 que no están siendo utilizadas con todo su potencial dentro de la compañía.

EL RETO

Implantar el gestor documental más completo, seguro y escalable del mercado

Con los objetivos de aumentar la productividad y la colaboración, facilitar el intercambio de información, mejorar la gestión del conocimiento y asegurar la calidad y disponibilidad del servicio, pusimos en marcha un proyecto de migración del actual gestor documental a SharePoint Online.

QUÉ Y CÓMO LO HICIMOS

Un enfoque metodológico centrado en la tecnología por y para las personas

Evaluando técnicamente la instalación del producto para asegurar el entorno y teniendo en cuenta las necesidades de la compañía y sus usuarios, desplegamos, configuramos y personalizamos el producto.

Integramos todas las operaciones del gestor documental en su actual intranet desarrollada en ELGG (login, gestión y configuración de grupos de trabajo, gestión de usuarios, roles y permisos).

Mediante un proceso monitorizado y auditado, se migraron el histórico de grupos de trabajo, las carpetas personales del anterior gestor documental y todas las nóminas de los empleados de los últimos 10 años.

Babel Digital Workplace Gonvarri. Panorámica con dientes de león de colores

01

Centralización de la información del proyecto y el departamento

Disminuyendo el uso del correo electrónico, se han potenciado las buenas prácticas de la gestión documental como la coedición de documentos, eliminación de los adjuntos en los correos electrónicos, uso de dispositivos móviles para acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento…
02

Se ha integrado la gestión documental con la actual intranet

minimizando el rechazo que todo cambio genera en los empleados.
03

Se ha dotado al departamento de IT de medios

para auditar y gobernar los datos de la compañía.