Digitalizando la gestión de pensiones en Europa

Escribía Mariano José de Larra sobre un caballero francés que se presentó en su casa, explicándole un plan de negocio que quería resolver en quince días, a lo que Larra, o su alter ego, Fígaro, le contestó:

Permitidme, Monsieur Sans-Délai -le dije entre socarrón y formal-, permitidme que os convide a comer para el día 30 en que llevéis quince meses de estancia en Madrid.

Ha pasado mucho tiempo desde la publicación de Vuelva usted mañana, casi 200 años, pero la Administración sigue teniendo fama (a mi entender, injusta) de lenta y poco eficiente.
Los nuevos tiempos, la famosa transformación digital y un enfoque orientado al ciudadano están convirtiendo la Administración en un organismo que día a día se supera, pero al que le quedan todavía algunos pasos por recorrer para convertirse en el gran mecanismo, eficiente y engrasado, que pretende ser.

Un paso más en la mejora de la eficiencia que se está llevando a cabo es, sin duda, el proyecto EESSI (acrónimo inglés de Intercambio Electrónico de Información sobre Seguridad Social), que se engloba dentro del marco europeo. Se trata de un proyecto que pretende digitalizar la gestión de los expedientes que intercambian información entre países miembros de la Unión Europea (en realidad, también se incluyen Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza pero en este post me permitiré agregarlos todos bajo las siglas UE).

El pasado 2018 más de 63.000 ciudadanos europeos que tenían derecho a una prestación española (jubilación, viudedad, orfandad o incapacidad) solicitaron su pensión. De estos más de 63.000, aproximadamente el 82% lo hicieron en España, mientras que el 18% restante inició el trámite en un país europeo.

Gracias a este proyecto, cualquier ciudadano europeo puede reclamar su pensión en un único punto, siguiendo el concepto de ventanilla única, y será la Administración quien se encargue de gestionar telemáticamente la vida laboral del ciudadano, tanto en su país de origen como en todos los que haya cotizado. No será necesario esperar a que todo el procedimiento de pensión finalice, si no que el ciudadano irá cobrando sus prestaciones por jubilación según se vayan resolviendo los expedientes en cada país, hasta que todas estén incorporadas.

Para llevar a cabo las funcionalidades necesarias, se parte de un motor en tecnología Natural Adabas que se encargará de gestionar las tramitaciones en España, mientras que el intercambio de datos con Europa se llevará a cabo a través de Webmethods: la aplicación EESSI recibirá las solicitudes de los ciudadanos y las irá distribuyendo a los correspondientes gestores de manera automática, quienes irán aportando la información necesaria cuando no pueda automatizarse, mientras se completa el proceso.

Al formar parte de la UE, todos los ciudadanos pueden solicitar trámites relacionados con la Seguridad Social desde alguno de los países miembro y, en el caso de necesitarse, es imprescindible que todos los países implicados compartan información entre ellos en un proceso con numerosas entradas y salidas, además de excesivas bifurcaciones.

Este proceso implica una alta carga manual donde es responsabilidad del funcionario introducir los datos, enviarlos físicamente a las distintas administraciones (nacionales y europeas), recopilar y agregar información, siempre en papel, y, finalmente, tramitar el expediente correspondiente para satisfacer la petición del ciudadano europeo.

Los procesos de intercambio de información se pueden dividir en tres subprocesos, atendiendo a dónde se gestiona la información: gestión de las prestaciones en el extranjero, gestión de las prestaciones en España y el proceso que comunica las dos anteriores. Actualmente, los procesos involucrados en la gestión de prestaciones europeas desde España se están automatizando en el sistema IRISS (Informatización de la Reglamentación Internacional de la Seguridad Social) pero queda pendiente la comunicación con el resto de sistemas europeos (automatizados o manuales).

Con el objetivo de enlazar los procesos extranjeros con los de España, el Instituto Nacional de la Seguridad Social ha licitado la construcción de un sistema que permita eliminar el papel de este proceso que comunica IRISS con el resto de Europa (enfocado en los expedientes relacionados con jubilación, viudedad, orfandad e incapacidad) y BABEL ha sido la empresa adjudicada para implementarlo.

Gracias al trabajo de nuestro equipo, España podrá tramitar los expedientes unificando toda la información, distribuyéndola de manera inmediata con los requisitos de seguridad necesarios para cumplir la legislación (asegurando todo lo relativo a la información personal) y minimizando los errores que aparecen en toda intervención manual.

El proyecto, que se ejecutará con una duración estimada de 10 meses, comenzó con un estudio de los procesos involucrados, lo que nos ha permitido crear un modelo óptimo que implica la digitalización de una gran parte de sus pasos y la automatización de distribuciones, ofreciendo a los funcionarios la posibilidad de llevar a cabo una trazabilidad exhaustiva, accediendo a cualquier trámite del expediente desde cualquier oficina autorizada, independientemente de la procedencia del ciudadano en cuestión.

Y, así, nuestro amigo francés Monsieur Sans-Délai, como tantos ciudadanos, podrá realizar sus trámites sin necesidad de volver mañana y desde donde mejor le convenga, sin retraso, sin esperas, sin problemas.