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Los resultados de la encuesta sobre Tendencias Globales del Talento 2020-2021 de Mercer, consultora global de recursos humanos, muestra que un 54 % de los líderes ya ha ampliado las políticas de trabajo flexible y el 39 % tiene previsto mejorarlas en 2021. Siendo el principal obstáculo para el 56 % de las compañías el agotamiento de los empleados.

Una de las causas que puede generar este agotamiento es la calidad de la gestión del tiempo, dado que una mala gestión del tiempo conlleva, generalmente, estrés.

El tiempo es un recurso universal, único y muy valioso en cualquier ámbito, pero cobra una mayor relevancia en entornos profesionales donde, de su correcta gestión, dependerá la eficiencia de las personas y de la propia organización. Se podría decir que tenemos uno de los recursos más valiosos con los que contamos entre las manos.

Un tema que, aparentemente puede parecer trivial, se puede convertir en un auténtico quebradero de cabeza. Y en muchos casos, si se está en un cargo directivo, el problema se acentúa. Si por liderar se entiende controlar todo para tratar de maximizar la productividad, no es extraño que se obtenga precisamente todo lo contrario, llegando a no conseguir las metas marcadas por un exceso de celo.

Invertir tiempo en tareas que dificultan la realización de las mismas se debe entender como una mala gestión de un recurso propio pero que, a la vez, afecta directamente a la empresa. De hecho, la manera en la que inviertes el tiempo envía una potente señal a tu equipo sobre lo que debe interpretar como importante. Así, combinar la escasez y la importancia de este recurso de manera efectiva se convierte en un cóctel fundamental.

El primer paso para poder hacerlo es detectar en qué momentos y cuáles son los triggers de la mala gestión del tiempo. A grandes pinceladas, existen dos: los propios y los ajenos.

 

Mala gestión del tiempo propia

La tendencia a pensar que los que nos rodean son los culpables de nuestra mala gestión del tiempo o de nuestra falta de productividad es un clásico. Aunque podría ser correcta en cierta medida, se relaciona, en realidad, con la propia actitud y personalidad. Veamos cuáles son las causas principales de nuestra mala gestión del tiempo, nuestros “vampiros propios”..
  • Falta de concentración. Causada por diversos motivos como falta de orden en el entorno en el que trabajas, distracciones propias, permitir que cualquiera te pueda interrumpir en cualquier momento…
  • Carencia de un programa de actividades calendarizado y temporizado. Saber gestionar el tiempo en base a los objetivos que queremos alcanzar es primordial para poder alcanzarlos.
  • Falta de establecimiento de prioridades. Esto es, no saber distinguir entre importante y urgente.
  • Ausencia de objetivos o mala definición de los mismos. Conlleva no poder resolver de manera idónea los problemas o que el tiempo pase sin ser capaces de hacerlo.
  • Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio, perdiendo el encuadre de las actividades importantes que sí se deben realizar.
  • Distracciones de carácter personal. Redes sociales, llamadas personales, navegar por internet…, son algunos de los responsables del no aprovechamiento del tiempo en las empresas.
 

Vampiros ajenos

  • Reuniones no preparadas o sin objetivos claros. Cuándo y cómo se debe hacer una reunión, así como su planificación, es fundamental para que sean eficientes y productivas.
  • Teléfono. Puede ser un usurero muy potente de nuestro tiempo. Una solución podría ser agrupar llamadas en una determinada franja horaria para que el cambio de actividad no dificulte la concentración sobre la tarea que se está realizando.
  • Viajes. Prever su programación y agenda puede ser una tarea efectiva para rentabilizar el tiempo a invertir en él.
  • Visitas / Interrupciones.
 
Podemos concluir que los elementos que nos hacen perder el tiempo se pueden englobar en: una mala planificación, las intrusiones, un exceso de compromisos y no saber delegar.

Una vez que conocemos a nuestros vampiros del tiempo, tenemos las herramientas para erradicarlos. El tiempo es oro.
 
Beatriz García
Beatriz García Perfil en Linkedin

Departamento de Administración de BABEL.

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