¿Por qué la factura electrónica?

La factura electrónica es la alternativa legal a la tradicional factura en papel. Ambas sirven de justificante en la entrega de bienes o prestación de servicios y están reguladas por el  Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se establecen las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, independientemente de que sean en papel o electrónicas. 

Las facturas deben garantizar su legibilidad, la autenticidad del origen de la factura y la integridad del contenido. 

Entonces, ¿por qué siendo iguales elegimos la factura electrónica? 

Desde sus inicios en 2013, la factura electrónica se diferencia principalmente de la factura en papel por su gestión automatizada, permitiendo que una factura pueda viajar a cualquier lugar del mundo en segundos a la vez que mantiene su validez.  

Lógicamente, una firma realizada con un certificado digital es la encargada de su validez en el tiempo y, su ajuste a un estándar específico XML es el que permite que puedan ser tratadas electrónicamente en cualquier lugar del mundo y por cualquier conocedor de dicho estándar.

En España existe un registro contable de facturas por cada entidad pública de las incluidas en el ámbito de aplicación de la ley,
 
La Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) es el órgano de control interno de la gestión económica-financiera del sector público estatal, además de ser el centro directivo y gestor de la contabilidad pública.
 
En lo que a nosotros respecta, hemos sido pioneros desarrollando toda la infraestructura necesaria para posibilitar este intercambio de información necesario en tiempo real para nuestros clientes.
 

• Hemos realizado plataformas de intercambio de información para diferentes organismos utilizando bases de datos, ficheros XML, etc, cada uno con su casuística pero de forma transparente y rápida.
• Podemos decir que el conjunto de nuestros desarrollos realizan cada día decenas de miles de peticiones de diferente índole a la plataforma de factura electrónica del IGAE (20.000 por entidad/día).
• Por estos sistemas que hemos implementado pasan facturas que suman decenas de miles de millones de euros al año.

 
En cuanto al volumen de facturas y dinero, no somos conscientes. Basta con un ejemplo:

Podemos decir que la totalidad de las facturas electrónicas que recibe un ministerio en un año corresponde a su presupuesto asignado, por ejemplo: El gasto del Ministerio de Defensa de España se encuentra en torno a 10.000 millones de euros. Esto son muchas facturas.

Se generan muchas más facturas de lo que en un primer momento podríamos pensar, las cuales además llevan documentación adjunta que hoy en día no podríamos asumir en otro formato.
 
La agilidad en el tratamiento de las facturas nos trae cosas buenas, pero también hay que estar alerta porque conlleva responsabilidades y consecuencias. 

Hemos de proporcionar a nuestros clientes un mantenimiento eficaz de los sistemas hardware y software.

La marcha atrás no es viable, en caso de catástrofe de algún tipo no tendríamos ni espacio de almacenamiento ni capacidad de proceso manual de tal cantidad de facturas, el problema aumentaría logarítmicamente cada día que siguiéramos sin sistemas.

Por ello hemos de proveer a nuestros clientes de sistemas redundantes, seguros (física y lógicamente) y altamente configurables para poder trabajar en diferentes entornos y circunstancias.

Podemos encontrar más información en el Registro Contable de Facturas (RCF) del Ministerio de Hacienda.