¿Modelado en las empresas?

Un modelo es la forma en la que el ser humano intenta hacer frente a la complejidad de la realidad que le rodea, para poder satisfacer así su necesidad de conocimiento. A grandes pinceladas, lo podemos conceptualizar como una representación simplificada de la realidad que nos ayuda a comprender los fenómenos que nos rodean.

A partir de la década de los 60, el modelado de procesos ha evolucionado hasta convertirse en una herramienta indispensable para la representación de una empresa. Se trata de un documento escrito que detalla los aspectos más significativos de una compañía. En él se reflejan desde los aspectos más generales, como el diseño organizacional o el mapa de jerarquías, hasta los más puntuales, como el sistema informático empleado por los trabajadores.

Este documento, para ser relevante, debe expresar con claridad los elementos que forman parte de la identidad corporativa y la filosofía de una compañía. Cuanto más preciso sea, el negocio quedará plasmado con mayor fidelidad. Debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El propósito: qué hace la empresa.
• La estructura: cómo está organizada internamente.
• La funcionalidad: su papel en el mercado.
• La dinámica: cómo actúa.
• Los componentes: unidades organizativas y otros actores.

Entre los usos más comunes del modelado está la organización de procesos que tienen que ver con el diseño organizacional, la planificación estratégica, el diseño de la arquitectura empresarial o la gestión de la calidad.

Sin embargo, el modelado no es una herramienta exclusiva de las etapas previas a la puesta en marcha de una compañía. También es muy común emplearla en fases posteriores, especialmente, en aquellas en las que se realizan procesos de negocio. Por ejemplo, en el ámbito de Banca y Aseguradoras, es difícil encontrar un cliente que no disponga de alguna herramienta o sistema más o menos complejo, para gestionar la transformación empresarial y los procesos de negocio.

MS-Visio, repositorio documental, MS-Sharepoint, ARIS, ALFABET, MEGA, son algunas de las herramientas más conocidas y difundidas en el sector Banca-Seguros, aunque ofrecen diferentes funcionalidades.

Este tipo de herramientas, permiten agilizar la transformación de los modelos de negocio y los procesos asociados, sobre todo en esta época, donde los cambios se producen a una velocidad vertiginosa. Para alimentar el sistema corporativo de gestión empresarial, podemos utilizar toda la información relevante disponible en diferentes fuentes: textos en distintos formatos, tablas tipo hoja de cálculo, modelos y gráficos, imágenes y contenidos multimedia como podcast o videos. Y por qué no, una documentación mixta, con lo mejor de cada formato. Algunos ejemplos podrían ser:  

• Una regulación o normativa bancaria, es mejor mantenerla en formato original, generalmente tipo textual (pdf).
• Una tabla de datos Excel, para evaluar los costes de una apertura de cuenta bancaria en el canal oficina.
• Un modelo gráfico para obtener una visión general de un proceso, un organigrama, la red de servidores corporativos o la gestión de la experiencia de cliente.

 

Factores a tener en cuenta

• Es importante considerar el establecimiento de una única fuente de información corporativa que contemple las particularidades de la organización.
• La responsabilidad de alimentar y mantener ese repositorio único recae en departamentos y organizaciones diversas y no siempre únicas.
• Cada organización tiene su propia cultura y requiere un esfuerzo para integrarla en la herramienta de modelado utilizada.
• El objetivo es disponer de un modelado lo más completo y actualizado posible de la organización que contemple: la propia estructura organizativa, los datos y su origen (clases, diagramas E/R, objetos de información corporativa), normativas, controles y regulaciones que afecten a los procesos de negocio, los productos y servicios que se ofrecen, los sistemas de información que se utilizan y la descripción gráfica de los procesos de negocio (también los de soporte).
• Una aproximación clásica y a la vez muy extendida para implantar estas herramientas y aprovechar su potencial, sería modelar un proceso de negocio complejo, por ejemplo, la apertura de una cuenta bancaria en sus diferentes modalidades, via on-line u oficina. Se analiza y modela cómo se realiza en la actualidad dicho proceso de negocio, modelo As-Is, y se propone un modelo de proceso optimizado, modelo To-Be.

 
 

Factores que influyen en el éxito o fracaso de las iniciativas de modelado

• Patrocinador concreto y claro.
• Asumir la Gestión por Procesos como parte de la estrategia.
• Establecer hitos y objetivos asumibles.
• Dotar recursos (materiales y humanos) durante todo el ciclo de vida del proyecto Business  Process Analysis (BPA).
• Administración y actualización permanente de datos del repositorio.
• Instrucción y formación continua a todos los stakeholders.

 

Modelos

Las herramientas de modelado ofrecen diferentes tipos de modelo (tipos de diagrama) con símbolos específicos para cada tipo de información a modelar, y se suelen emplear convenciones más o menos estándar y asumidas por la compañía.

 

Ejemplos de tipos de modelos

• Organización: representa la estructura organizativa de la empresa. En este caso mediante el objeto LOCATION representamos las sedes o lugares de trabajo.

• Proceso BPMN con la herramienta MS-VISIO: este tipo de modelo permite representar procesos controlados por eventos (flujos de control)  mediante una notación estándar (simbolos normalizados de acuerdo a la notación BPMN X.X).

• Contexto de objeto IOT (protocolos, eventos y riesgos): se utiliza para complementar las descripciones de objetos IoT, sus eventos y riesgos relacionados con dicho objeto.

• ​Mapa de historial contactos con cliente en RRSS: permite describir visualmente  un historial de contactos representando las etapas del historial de los mismos con el cliente y los puntos de conexión que caracterizan la interacción del cliente con la empresa. En este ejemplo, en las redes sociales.

Cabría destacar entre las múltiples ventajas de la aplicación de un modelado de procesos la mejora la dirección de la empresa y del dinamismo de la misma, lo que conlleva una mejora de  la calidad de los productos o servicios que presta, así como la realización de planes de negocio o planes estratégicos de cara al futuro. La clave reside en incorporar el modelado a la filosofía empresarial.